Ik ben een representatieve vrouw, bijzonder flexibel, servicegericht, heb een uitermate laag ziekteverzuim en ben zeer accuraat in mijn werk.

Facilitair Coördinator- 1985-2009

laatste functie:
Secretaresse Vastgoed: 2009-dec. 2014
Organiseren/coördineren/secretariële/administratieve/organisatorische ondersteuning van de vastgoedmanager.
Coördineren van dagelijkse werkzaamheden, bewaken van de voortgang/controle van de uitvoering.
Ontvangen bezoekers van de manager.

Het maken van afspraken, persoonlijk, telefonisch dan wel via email. Bewaken van de afspraken en attenderen op de afspraken. Indien nodig stukken erbij verzamelen en overhandigen.

Beheren/bewaken agenda.

Aannemen van inkomende telefoongesprekken, zoveel mogelijk zelfstandig afhandelen informatie verstrekken, oplossen dan wel doorverbinden.

Selectie van binnengekomen post naar prioriteit, het beoordelen, waar mogelijk zelfstandig afhandelen. Nadien wel overleg over de poststukken of dossier/stukken erbij zoeken en toegankelijk maken voor de manager of samenvatting hiervan.

Bijhouden ingekomen mail, eventueel daaruit een actie ondernemen. Overleggen over genomen acties. Archivering mailbox mappen.

Typewerkzaamheden aan de hand van een onvolledig concept, evt. verwijzingen. Het zorgen dat het op de juiste plaats terechtkomt.

Zelfstandig opstellen en verwerken van correspondentie en andere- aanwijzingen met betrekking tot inhoud.
Voorbereiden en/of afhandelen van de correspondentie en documenten (kopiëren, registeren, distribueren, verzenden)

Werkoverleg met manager vastgoed.

Organiseren van bijeenkomsten/vergaderingen/overleg intern/extern.

Opstellen agenda, begeleidende stukken, distribueren van de stukken.

Notuleren, maken van verslagen en/of samenvattingen, bewaken van de afhandeling besluiten en het opstellen van de planningen.

Het verrichten van archiefwerkzaamheden/opbergen/opzoeken documenten.

Het op orde houden en bewaken van dossiers, papier/digitaal.

Samenwerking/ondersteuning Preventiecoördinator. Regelmatige overleggen. Verslaglegging hiervan. Telefonische contacten/mailverkeer.

Het up to date houden van de handboeken locaties/Intranet.

RI&E: vastlegging/documenteren. Checklisten indien nodig uitwerken en acties hieruit. Het invoeren gegevens tbv de kwartaalrapportage/ aanleveren kwartaalrapportage aan manager en Preventiecoördinator.

Ontruimingsplannen locaties.
Up to date houden hiervan, 2 á 3 maal per jaar een persoonlijk overleg, indien nodig vaker persoonlijk overleg of telefonisch overleg. Vastleggen van de genomen beslissingen e.d. Maken van afspraken tbv de locaties. Registratie van de locatie, waar en wanneer een gesprek of oefening zal plaatsvinden. Bewaken van de afspraken/oefeningen. Na ontvangst rapporten deze verwerken in het digitale dossier. Controle facturen.
Planning maken tbv jaarlijkse ontruimingsoefeningen locaties. Documenteren van dit alles.

BHV trainingen:
Het organiseren van de jaarlijkse BHV herhalings trainingen. Opstellen uitnodigingen, planningen, documentatie hiervan. Alle correspondentie hieromtrent aan de collega’s.
Aanmelding en contact onderhouden met de betrokken partijen. . Hieraan gekoppeld contacten collega’s/leiding.
Registratie van de BHV’ers.
2x per jaar overleg met de BHV organisatie/preventie team. Notuleren van de overleggen. Bewaken van gemaakte afspraken.
1 x maal per maand controle pand.

Logboeken:
Opstellen logboeken locaties. Het up to date houden van het logboek locaties en invoeren en de benodigde stukken tbv het logboek.

Ondersteuning bieden manager in offertetraject, uitwerken van aanvragen/bewaken van reactie.

Contacten leveranciers. Het plannen van de jaargesprekken. Verslaglegging/documenteren hiervan.

Het beheren van digitaal contracten bestand (mochadocs)
Fysiek/digitaal beheren van contracten, zorgen dat deze op de juiste tijd en op juiste plaats beschikbaar is. Registratie van contracten. Mutaties bij wijzingen. Bewaken van de data in contracten. I.s.m manager contracten verlengen/beëindigen. Correspondentie omtrent contracten.

Bijhouden digitaal huisvesting dossier. Ingekomen stukken tbv huisvesting inscannen en zorgen dat deze op de juiste plaats komt. Indien nodig overleg met medewerker huisvesting/manager.

Bij afwezigheid medewerker huisvesting; aannemen telefoon/storingen/coördinatie en toezicht op de uitvoering.

Verhuizingen- beëindigen huurovereenkomsten.
Daar waar nodig ondersteunen. Het aanleveren van informatie omtrent wijzigingen/beëindigingen van contracten/overeenkomsten. Het opzeggen contracten/overeenkomsten. Het opstellen van de correspondentie. Het bewaken van de acties/termijnen. Aanleveren informatie hieromtrent aan derden.

Golf, Yoga, tuinieren